15.12.2020 (Mika Rohula)

Kun Suomi siirtyi kevättalvella etätöihin, nousi samalla itselleni iso tarve toimintamallin muutokselle. Kysymys kiteytyi yhteen kysymykseen: ” Uutta luova ja innovoiva yhdessä tekeminen ei ole etänä tehokasta, miten siitä saataisiin osallistavaa ja tuottavaa etätyöympäristössä?”

Kun ongelma oli tunnistettu ja kiteytynyt, joten päätin suorittaa ruutupaperi pohdintaa ja tehokkaita tutkimusretkiä internetin maailmaan. Vähitellen kokonaisuus kirkastui. Maailmalta löytyy valmiita verkkoympäristössä tapahtuvaan luovaan yhdessä työskentelyyn tarkoitettuja komponentteja, joita esimerkiksi maantieteellisesti toisistaan erillään olevat tiimien jäsenet olivat hyödyntäneet vuosia. Löytyi tahoja, jotka olivat kehittäneet etätyökaluja ja toimintamalleja etätyöpajojen fasilitointia varten. Ja nämä ratkaisumallit eivät olleet pelkästään fyysisten työpajojen substituutteja, vaan digitalisoivat yhdessä tekemistä hämmentävän luontevalla ja tehokkaalla tavalla. Oma vaikutelmani näistä evaluoinneista oli lähinnä ”Wow-tyyppinen”.

Parhaiten asettamani kysymyksen ongelma-asetteluun vastasivat virtuaaliset valkotaulut, jotka tarjoavat perinteisistä fyysistä työpajoista tuttuja visuaalisia viitekehyksiä ja ryhmätyömenetelmiä.

Olen tunnistanut seuraavia virtuaalisten valkotaulujen avulla fasilitoitavien työpajojen etuja:

• Osallistuminen demokraattista
  • Ei tarvitse kilpailla puheenvuoroista eikä huutaa ajatustaan
  • Useampi henkilö voi yhtäaikaisesti kirjoittaa sekä kommentoida sisältöä strukturoidusti
  • Kun osallistuminen voi olla muutakin kuin koko ajan äänessä olemista, antaa tämä tilaa myös heille, jotka eivät yleensä ota suunvuoroa
    • Tämä tulee todennäköisesti heijastumaan tiimien ja työyhteisöjen valtarakenteisiin. Asia vaatiikin lisää kokemuspohjaista havainnointi, jotta osaan arvioida mitä se käytännössä tarkoittaa
  • Fasilitoija ei vahingossakaan ”jalosta” alkuperäistä ajatusta kirjatessaan sen kaikkien näkyville.
• Nopeuttaa dokumentointia ja parantaa tuloksellisuutta
  • Ohjaa puhumisen sijasta kirjoittamaan omat ajatukset, ja näin dokumentointia syntyy koko ajan ”itsestään”
  • Valkotaululle kirjattujen ajatusten jatkojalostaminen ja kommentointi dynaamista
  • Voidaan raportoida helposti
• Tarjoaa virtuaalisen tilannehuoneen
  • Voidaan jatkaa työtä samalta ”fläpiltä” seuraavassa työpajassa
  • Tiiminjäsenillä on mahdollisuus milloin tahansa (esim. työpajojen välissä) palata valkotaululle jatkojalostamaan ajatustaan, kommentoimaan ideoita tai lisäämään uusia ajatuksiaan

Omien havaintojeni ja saamani asiakaspalautteen perusteella olen vakuuttunut, että valkotaulut ovat osa etätyön uutta normaalia. Ja kannustankin myös sinua tutustumaan virtuaalisiin valkotauluihin (virtual whiteboard). Esimerkiksi tarjolla olevien maksuttomien versioiden avulla saat auttavan käsityksen siitä mihin kaikkeen noita voikaan soveltaa.