Huhtamäen toimitusjohtaja Charles Hélaumen mukaan heidän tavoitteidensa saavuttaminen liiketoiminnassa vaativat innovaatioita, mutta samalla hän toteaa, että ”Virtuaalinen työskentely sopii asioiden ylläpitämiseen, mutta innovointi vaatii fyysistä vuorovaikutusta” (Kauppalehti 4.12.2020). Olen osin samaa mieltä. Erimieltä olen siinä, että parhaimmillaan uudet virtuaalityötilat ja etätyöratkaisut mahdollistavat joiltain osin jopa paremman yhdessä tekemisen kokemuksen kuin perinteinen samassa tilassa pajan pitäminen. Perustelen seuraavilla havainnoilla, joita olen tehnyt virtuaalisia valkotauluja hyödyntävissä virtuaalityöpajoissa:

  1. Kun perinteisessä fyysisen tilan työpajassa yksi tai kaksi henkilöä seisovat valkotaulun ääressä ja hallitsevat pajaa, virtuaalisen valkotaulun ääressä kaikki osallistujat kuvainnollisesti seisovat taulun ääressä ja osallistuvat demokraattisesti pajaan
  2. Virtuaalinen valkotaulu antaa tilaa myös heille, jotka eivät yleensä saa suunvuoroa
  3. Ohjaa puhumisen sijasta kirjoittamaan ajatuksensa ja oma kirjaus pitää ajatuksen myös alkuperäisessä muodossa
  4. Virtuaalitaulu arkistoituu automaattisesti seuraavaa työrupeamaa varten
  5. Useampi henkilö voi yhtäaikaisesti kirjoittaa sekä kommentoida sisältöä strukturoidusti, ilman kilpahuutoa

Jotta työskentely virtuaaliympäristössä olisi myös tehokkaampaa, pitää seuraavien asioiden toteutua:

  1. Virtuaalipaja pitää olla valmisteltu fasilitaattorin toimesta yksityiskohtaisemmin kuin yhteisessä fyysisessä tilassa pidetty paja
  2. Vaikka valkotaulujen käyttö on intuitiivista ja teknisesti helppoa, osallistujien pitää perehtyä ja myös kokea osaavansa käyttää valittua Virtual whiteboard -tuotetta
  3. Työpajan agenda ja ennakkotehtävät pitää julkaista osallistujille vähintään muutamaa arkipäivää ennen itse pajaa, jotta osallistujat osaavat valmistautua pajaan
  4. Yhden koko päivän työpajan sijasta, käsiteltävää aihetta tulisi voida työstää useammassa lyhyessä pajassa. Ja tällöin pajojen välissä tulee olla selkeät välitehtävät osallistujille

Periaatteessa vain toimintaympäristö muuttuu, kun siirrytään fyysisestä tilasta virtuaaliseen tilaan – edelleen on työskentelylle tavoite ja työskentelylle laaditaan etenemissuunnitelma. Paikalla on myös oltava sopivat osaajat sekä fasilitaattori. Kuitenkin vertaisin toimintaympäristön muutosta vanhan ajan vesistön ylitykseen; talvella päästään yli suksella tai jalan, mutta kesällä samaan ylitykseen tarvitaankin vene, jota pitää myös osata soutaa tai meloa. Jotta voitaisiin onnistua, tarvitaankin erilaiset toimintamallit ja työkalut erilaisin toimintaympäristöihin. Ja osaamista niin toimintamalleista kuin työkaluistakin. Vasta sen jälkeen meillä on taas edellytyksiä sopeutua tähän uuteen normaaliin.

11.1.2021 Mika Rohula