Mikä on Muutoskonsultti-palvelu?

Muutos on aina positiivinen mahdollisuus ja uuden alku…

Kauniisti sanottu ja onhan se sitäkin, mutta Muutoskonsulttina on pakko ottaa tarkasteluun kolikon toinen puoli. Muutos on kriisi niille, joihin muutos kohdistuu ja sen myötä vakava häiriötila koko organisaatiolle. Organisaatioissa yksilöiden osaaminen ja ajankäyttö liittyy organisaation olemassa olemisen oikeuttaviin ydintehtäviin, joiden ympärille ihmiset, osaaminen, toimintamallit ja niitä tukevat työvälineet muodostavat tehokaan koneiston. Kun tätä koneistoa tai jotain sen komponenttia lähdetään muuttamaan, tarvitaankin erilaista osaamista ja johtamista. Muutoksen johtamiseen voi löytyä kyvykkyyttä ja motivaatiota omastakin organisaatiosta, mutta muutos ei synny itsestään vaan sille pitää varata aikaa. Ja tämä aika on yrityksillä kassavirran tuovasta arvoketjusta pois.

Organisaatioilla ei ole aikaa ja osaamista muutoksen tekemiseen. Tähän tarpeeseen olen tuottanut palveluja jo kaksikymmentä vuotta ja nyt ne on tuotteistettu uudeksi Muutoskonsultti-palveluksi.

1. Kuinka liikkeelle?

Useinhan arjen tekemisen ”kipupisteet” ovat hyvin organisaation ihmisten tiedossa, mutta ongelmien jäsentymättömyys estää korjaavien toimenpiteiden suunnittelun. Muutoskonsultin ensimmäinen ja samalla tärkein tehtävä on muodostaa kaikille yhteinen, jäsennetty ja fakta-pohjainen tilannekuva. Tilannekuvan pohjalta tunnistetaan liiketoiminnan tarpeet ja samalla tarkastellaan vaikutuksia myös loppuasiakkaan näkökulmasta – teoriassahan näiden pitäisi olla aina yhtenevät, mutta käytännössä kohdataan muitakin muutosajureita, kuten regulaatioiden aiheuttamat ”jäykistykset” nykyiseen asiakaspolkuun.

Tilannekuvan avulla syntyy luontevasti käsitys muutoskohteista ja niiden tavoitteista. Tämä on samalla se vaihe, jolloin viimeistään ryhdytään tarkastelemaan digitalisaation tarjoamia keinovalikoimia. Tässä vaiheessa kokenut konsultti voi osoittaa ne ”alimpien oksien helpot kerättävät hedelmät”, jotka voidaan saavuttaa ilman tikapuita tai nosturia. Vaikka tässä vaiheessa kokonaisuuteen liittyvistä kustannuksista ei voida vielä muodostaa tarkkaa kokonaiskuvaa, on perusteltua tunnistaa ja euroistaa saavutettavat hyödyt. Business case laskelma antaa mittakaavaa muutosbudjetoinnille. Ja joskus myös sille, että ei ole taloudellisesti perusteltua edetä asiassa.

2. Muutoksen suunnittelu

Muutostarpeen konkretisoiduttua ja business casen auettua, voidaan siirtyä muutoksen yksityiskohtaiseen suunnitteluun eli projektointiin. Projektoinnissa otetaan kantaa:
1. Toimintamalliin,
2. prosessiin/tehtäviin,
3. tarvittaviin työkaluihin/järjestelmiin,
4. tietovirtoihin ja varastoihin,
5. organisaation rooleihin,
6. hallintamalliin.

Tässä vaiheessa on perusteltua laatia myös toimenpiteiden kustannusbudjetti, jotta voidaan varmistua panos-tuotos-vaa’an oikeanlaisesta epätasapainosta.

3. Onko kyseessä isompi remontti?

Jos muutostarve heijastuu laajasti organisaation arvoketjuun, kannattaa muutoksessa eteneminen kuvata etenemissuunnitelmana (road map), jossa eri muutosprojektit kiinnitetään loogisessa järjestyksessä aikajanalle.

4. Muutosprojekti

Kun muutos on projektoitu, alkaa varsinainen tekeminen. Meidän kokemus on että muutosprojektissa kannattaa hyödyntää muutoskonsulttia myös projektipäällikkönä. Samalla tulee muutosprojektiin osoittaa oman organisaation motivoitunut henkilö muutoskonsultin pariksi. Keskeinen tavoite tällä on, että yksilön ja oman organisaation kyvykkyys kohdata ja läpiviedä muutoksia paranisi. Sekä samalla projektin lopputuloksina syntyvän uuden toimintamallin ja sitä tukevien työkalujen kokonaisvaltainen osaaminen ja ymmärrys jäisi omaan taloon muutoskonsultin siirtyessä seuraavaan muutosprojektiin.