Mistä hybridityössä on kysymys?

Koronan jälkeisessä ”uudessa normaalissa” etätyön osuus tulee osittain säilymään ja organisaatiot tulevat siirtymään tietotyön osalta hybridimalliin, jossa työ jakautuu virtuaalisen ja fyysisen ympäristön hajautettuun yhdistelmätyöskentelyyn.

Siirtyminen hybridityöhön on verrattavissa mihin tahansa digitaaliseen transformaatioon, jossa pelkkä välineiden, ohjelmien tai prosessien kehittäminen ei riitä. Kun luova yhdessä tekeminen siirtyy digitaalisilla työkaluilla virtuaaliympäristöissä tapahtuvaan toimintaan, ollaan käytännössä samassa kulttuurimuutoksessa, kuin oltiin sähköpostin kanssa kolmekymmentä vuotta sitten. Teknisesti sähköpostin käyttöönotto oli helppoa, mutta toiminnallisesti pitää onnistua vaikuttamaan ihmisiin. Kaikkien piti opetella uusi tapa viestiä, joka oli joillekin helpompi omaksua kuin toisille. Ja tästä päästäänkin muutoksen ytimeen – toimintamallin muutos tukee uudenlaista osaamista ja heijastuu organisaation ihmisten välisiin valtasuhteisiin. Aikana, jolloin kaikki liikenevät resurssit joudutaan suuntaamaan yrityksen selviämiseen, tämä tulee haastamaan johtamista ja johtajia.

Ennen vuotta 2020 vain noin 5 % globaalista työvoimasta työskenteli säännöllisesti etänä tai muualla kuin toimistolta käsin. Tällä hetkellä ~58 % maailman tietotyöläisistä on siirtynyt remote first -työskentelytapaan. Työnantajan näkökulmasta muutosta voidaan tarkastella esimerkiksi säästyvien työnantajakustannusten näkökulmasta, säästö yhtä etätyöntekijää kohden voi olla jopa 10 000 euroa vuodessa.

 Samaan aikaan työntekijät säästävät useita tuhansia euroja säästyneinä matkakustannuksina ja vähentyneinä vaateostoksina. 80 % työntekijöistä sanoo, etteivät edes harkitse sellaista työnantajaa, joka ei mahdollista etätyön tekemistä. 75 % työntekijöistä haluaa jatkaa etätyön tekemistä ainakin puolet työajasta pandemian jälkeenkin. Samaan aikaan työntekijät kertovat kokevansa etätyössä haasteellisimmaksi kommunikaation ja yhteistyön puutteet (20 %), yksinäisyyden (20 %) ja heikon kyvyn irrottautua työstä (18 %). Isot teknologiayhtiöt ovat tähän asti kilpailleet osaavasta työvoimasta upeilla ja virikkeellisillä toimistoilla. Nyt kilpailu on siirtynyt pysyvän etätyön mahdollistamiseen. Google, Twitter, Salesforce ja Slack ovat julistaneet, että niiden työntekijöillä on mahdollisuus tehdä etätyötä pysyvästi näin halutessaan ja esimerkiksi UpWork on ilmoittanut, että heidän policynsa on remote first eli uudet työntekijät palkataan ensisijaisesti etätyöhön.

Tuottavuusnäkökulmasta katsottuna etätyössä tehdään keskimäärin 1,4 päivää enemmän työtä kuukaudessa, mikä vuositasolla tarkoittaa 17 päivää enemmän työtä, myös sairauspoissaolot vähenevät. Iso kysymys kuuluukin, mitä tämä tarkoittaa yrityksille, työnantajille ja työntekijöille pandemian jälkeen?

Lähde: Cognizant Welcome to Remotopia 2020.

1. Hybridityön puoliutumisteoria

Hybridityöstä ja sen vaikutuksista on vielä rajallisesti tutkittua tietoa.

Olemmekin pohtineet hypoteeseja siitä, kuinka hybridityöhön siirtyminen voisi vaikuttaa helposti rahassa mitattaviin tekijöihin. Nykyisen ymmärryksen varassa loimme seuraavan hypoteesin: ”Hallittu ja kokonaisvaltainen hybridityöhön siirtyminen puolittaa tietotyötä tekevän organisaation toimitilaneliöt, työmatkakulut ja palaveriajat”.

1. Toimitilaneliöt tulevat puolitumaan, koska vakituisia toimipisteitä ei enää kaikille tarvita. Sen sijaan hybridityöläisille jatkossa tullaan tarvitsemaan digitaalisesti hyvin varusteltuja ja muunneltavia kokoontumistiloja, jotka eivät ole välttämättä organisaation ”omia”. On mahdollista, että osa organisaation toiminnoista kannattaa jatkosakin keskittää yhteiseen toimipaikkaan, mutta se miten tilat organisoidaan, vaatii tapauskohtaista suunnittelua.

2. Jotta työmatkakulut voidaan puolittaa, pitää virtuaalista työskentelyä ulottaa myös asiakkaisiin sekä muihin ulkoisiin sidosryhmiin.

3. Organisaation palavereihin ja työpajoihin käytetyn ajan puolittaminen tulee olemaan todennäköisesti monitahoisin asia toteuttaa onnistuneesti. Palaveriaika voi puoliutua vain, jos palaverien koollekutsujat kykenevät muuttamaan omaa toimintamalliaan ja muuttamaan sen myötä omien palaveriensa palaverikulttuuria. Onnistuakseen tähän tarvitaan uudenlaista tavoiteasetantaa ja mittareita, fasilitointiosaamista, sopivia teknologioita ja niiden osaamista. Sekä ehkä isoimpana, fasilitaattorin oman ajankäytön uudelleen organisointia.